Depende de tres números que podés medir vos: las horas que tu equipo pierde respondiendo las mismas consultas, los vencimientos que un cliente pierde por falta de aviso (con sus multas y reclamos) y los clientes nuevos que no reciben respuesta fuera de horario. La suma de los tres es el costo mensual. Abajo está la fórmula y una calculadora para hacerlo con tus datos.
Dónde se va el costo
En un estudio contable, no automatizar el seguimiento de vencimientos cuesta en tres lugares a la vez:
- Horas del equipo. Consultas repetitivas por WhatsApp (vencimientos, categorías de monotributo, documentación requerida) que interrumpen a contadores y administrativos varias veces por día.
- Vencimientos con consecuencia. Un calendario gestionado a mano, con distintos regímenes (monotributo, IVA, ganancias, cargas sociales) y distintas fechas por cliente, tiene alto riesgo de error. Cada vencimiento perdido trae multas, recargos o reclamos.
- Clientes que no llegan. Las consultas que entran de noche o el fin de semana sin respuesta son clientes potenciales que eligen otro estudio.
La fórmula para calcularlo
Consultas repetitivas por semana × minutos por respuesta ÷ 60 × valor hora × 4
+ Vencimientos con reclamo por mes × costo de cada uno
+ Clientes potenciales perdidos por mes × honorario mensual
= Costo mensual de no automatizar
Calculalo con tus números
Qué cambia cuando se automatiza
- Recordatorios automáticos de vencimientos por cliente y por régimen, antes de cada fecha.
- Atención a consultas frecuentes a cualquier hora, con derivación al contador solo en los casos complejos.
- Checklist de documentación por cliente, con recordatorios escalonados (día 1, día 5 y día 10) hasta que llega todo.
- Estado de cada cliente a la vista: al día, pendiente de documentación o atrasado.
¿Te pasa a vos?
Respondé estas preguntas. Si contestás que sí a más de tres, hay un costo que se puede medir:
- ¿Recibís muchas consultas repetitivas por WhatsApp cada semana?
- ¿Las consultas que llegan fuera de horario quedan sin respuesta?
- ¿El calendario de vencimientos se lleva a mano o en una planilla?
- ¿Algún cliente llegó tarde a un vencimiento porque no recibió aviso?
- ¿Perdés tiempo cada mes persiguiendo documentación?